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La digitalisation des notes de frais

La digitalisation des notes de frais

pour réduire l'impact environnemental 22 août 2018
11 millions. Tel est le nombre de tonnes de papier consommé en France par an. Cela représente près de 350 kg par seconde. Alors qu’un Français consomme, en moyenne, 167 kg de papier par an, un salarié, lui, ferait usage de 70 à 85 kg de papier à l’année (chiffre de l’ADEME). En outre, la moitié du papier consommé en France le serait dans le cadre professionnel. À côté de ça, le digital prend une ampleur de plus en plus conséquente. Paradoxalement, la consommation de papier a augmenté de 126% à travers le monde.

La problématique écologique n’est plus un secret pour les entreprises qui sont de plus en plus nombreuses à prendre des mesures pour minimiser l’impact de leur activité sur la planète. Toutefois, et même si ces résolutions de nature écologique sont à féliciter, il s’avère possible de faire encore mieux. Pour cela, il est nécessaire d’identifier les différentes utilisations de papier et de les classer selon leur importance. Les notes de frais manuelles sont particulièrement gourmandes en papier. La solution, pour réaliser des économies et revoir à la baisse son impact écologique : la digitalisation des notes de frais.

Comment réduire la consommation de papier au bureau ?

Comme indiqué précédemment, l’utilisation massive de papier des entreprises impacte la planète, mais cela a, aussi, des répercussions économiques sur la firme. Réduire la consommation de papier au bureau s’avère facile dès lors qu’on adopte les bons réflexes :

  • Ne pas imprimer ses emails : que cela soit pour retrouver une information plus facilement dans une conversation ou pour montrer un message à un collègue, l’impression de mails est quelque chose de fréquent. Utiliser l’option « transférer » ou « CTRL F » pour rechercher une donnée dans une page s’avère particulièrement efficace, plus rapide que l’impression et, surtout, plus écologique et économique.
  • Utiliser le digital plutôt que l’impression papier pour les travaux de bureau : Ce réflexe est plus difficile à acquérir pour les employés âgés de plus de 50 ans. Cependant, la praticité de cette astuce n’est plus à prouver : les documents sont aisément transférés. Impossible de les perdre ou encore de les abîmer. Aussi, le travail réalisé sur support digital s’avère plus compréhensible de l’ensemble de la masse salariale et des collaborateurs.
  • Réutiliser le papier comme brouillon : un grand nombre de feuilles imprimées finit, bien souvent, à la poubelle. Pourtant, celles-ci peuvent encore être utilisées comme brouillon avant d’être définitivement jetées. Qui plus est, encore peu de professionnels ont acquis le réflexe d’imprimer recto-verso ; une page blanche à laquelle l’entreprise peut offrir une seconde vie.
  • Imprimer recto-verso : cette astuce permet de réduire de manière conséquente sa consommation de papier. Aussi, elle s’avère d’autant plus facile, car les imprimantes de l’entreprise peuvent être paramétrées à cet effet.
  • Imprimer deux pages par feuille de papier : voilà une autre option offerte par l’informatique et l’imprimante. Ici encore, il suffit de choisir cette option dans les paramètres de la machine.

La digitalisation des notes de frais pour une réduction des impressions papier

Il existe, à l’heure actuelle une farandole de solutions permettant à l’entreprise de se passer de papier pour réaliser et traiter ses notes de frais. C’est notamment le cas des applications mobiles professionnelles. Encore mal connues du public, ces dernières permettent de réduire, de façon drastique, son impact écologique et les dépenses inutiles liées aux notes de frais papier.

Les nouvelles applications mobiles de notes de frais

Nombreuses sont les applications mobiles professionnelles à avoir vu le jour avec la digitalisation et avec le développement du numérique. Ces outils prennent deux formes :

  • Les applications développées en interne par l’entreprise. Les sociétés se tournent, bien souvent, vers l’outil Excel pour dématérialiser leurs notes de frais, pour simplifier les missions comptables des différents collaborateurs, pour minimiser les erreurs, mais aussi pour réduire leur consommation de papier. Cependant, Excel s’avère assez complexe à gérer. C’est pourquoi une grande partie de professionnels n’en fait qu’une utilisation basique. En effet, des compétences poussées et spécifiques sont nécessaires pour exploiter le logiciel à son plein potentiel. Autre solution : les entreprises se tournent, parfois, vers des experts en la matière pour leur mettre au point une application personnalisée et adaptée à l’activité et aux besoins de la firme et de ses employés.
  • Les applications d’éditeurs. Nombreuses sont les sociétés spécialisées à proposer aux entreprises des applications mobiles. Les solutions comptables ne cessent de se multiplier pour répondre aux besoins du plus grand nombre.

Les avantages des applications mobiles sont multiples :

  • Ces dernières permettent de rentrer des données de façon immédiate. Les informations sont consultables par autant de personnes qui disposent de l’autorisation pour accéder à ces données. À noter que la saisie est bien plus rapide que de l’écriture manuelle sur papier. Du temps en plus pour l’employé qu’il peut consacrer à des activités et à des missions plus rémunératrices pour l’entreprise.
  • L’appareil photo donc sont équipés les téléphones portables de notre ère permet aux collaborateurs de dématérialiser leurs justificatifs et à les rentrer, en deux temps trois mouvements, dans le logiciel de traitement. Les justificatifs ne sont plus perdus, les remboursements sont réalisés rapidement, en temps et en heure. L’entreprise, de la même manière que le collaborateur, s’en sort gagnante.
  • De la même façon que l’appareil photo, les portables d’aujourd’hui sont munis d’internet, et donc d’une option GPS que l’application mobile de notes de frais peut exploiter. Ici encore, collaborateur et employeur sont gagnants : l’employé n’a plus besoin de surveiller les kilomètres parcourus durant son trajet professionnel. L’application se charge de récolter les données, de les traiter et de les transmettre au service concerné. Côté entreprise, le dirigeant n’a plus à se soucier d’éventuels abus.
  • Les webservices des fournisseurs. Les professionnels sont de plus en plus nombreux à se servir de l’outil internet pour automatiser les différentes opérations liées à leur activité. Les applications mobiles permettent d’être en symbiose avec les différents partenaires et d’automatiser ses défraiements (e-billet, cartes bleues d’entreprise, etc.). Les paiements sont plus rapidement réalisés et les services plus rapidement rendus.
  • Les réseaux sociaux. Impossible pour une entreprise de notre ère de ne pas être présente sur le fameux réseau social qu’est Facebook. Si détenir un compte social networks est une excellente chose, il faut aussi l’alimenter. De plus en plus d’applications mobiles intègrent l’option de partage sur Facebook dans leur outil de travail. Cela permet de tenir son compte à jour plus facilement, de communiquer avec ses clients instantanément, mais aussi de promouvoir l’activité de la société auprès des prospects.
  • Le NFC, paiement sans contact. L’employé peut régler ses achats en deux temps trois mouvements. Il peut également rendre de l’argent s’il lui est arrivé d’en emprunter à un autre collègue. Le dirigeant, lui, simplifie le quotidien de ses collaborateurs de par l’intégration de cette technologie aux méthodes de travail, mais il peut également surveiller de près et facilement les dépenses réalisées par ses employés.

La solution Captio

L’outil Captio vise à faire gagner du temps aux salariés d’une entreprise, à simplifier les démarches liées aux notes de frais et à octroyer une visibilité sur les dépenses au dirigeant de la société. Captio est une application mobile qui permet à son utilisateur de photographier ses reçus. L’outil numérise les documents et se charge d’enregistrer et de saisir les données. Les informations sont stockées dans le Cloud. De cette manière, les différents services peuvent accéder facilement et rapidement aux notes de frais des collaborateurs (département comptabilité et finances, plates-formes de ventes, service informatique, etc.) De cette façon, les notes de frais n’ont plus besoin d’être imprimées plusieurs fois à destination des multiples départements. Les reçus et les données sont préservés et facilement consultables. Il est également possible de scanner les documents par le biais d’une imprimante pour, par la suite, les intégrer à l’outil.

Le processus de gestion des dépenses est concentré dans un seul et même outil. Un flux unique suffit à gérer les notes de frais.

À savoir que les entreprises ne sont plus dans l’obligation de conserver les justificatifs papiers depuis l’arrêté du 22 mars 2017.

Ce que dit la Loi

Toutefois, la loi encadre cette pratique. L’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales, paru fin mars 2017, fixe les règles pour dématérialiser les justificatifs de notes de frais en France :

  • Il s’avère nécessaire de capturer l’image du justificatif et de n’y apporter aucune modification. Que cela soit par le biais d’un scanner ou encore d’un appareil photo.
  • La loi oblige les sociétés à enregistrer les justificatifs en format PDF. Le but : assurer la lisibilité du document par tous.
  • Sur les documents doit être apposée une signature électronique. Ce cachet serveur a pour obligation d’être réalisé par une personne physique, et non par une machine. Les documents doivent être datés pour certifier le document et en assurer son intégrité.
  • À l’inverse du document papier, la version numérique se doit d’être archivée et conservée pendant les 10 ans légaux liés à la conservation de factures.

Bénéfices de la digitalisation des notes de frais pour les collaborateurs et l’environnement

La digitalisation des documents est source de nombreux bénéfices. Tant pour l’entreprise, que pour les employés et l’environnement. Les employés sont libérés de cette tâche chronophage que représente la réalisation des notes de frais. Les collaborateurs disposent de plus de temps à consacrer à leur principale activité. Ces derniers sont, de facto, bien plus productifs. L’environnement est préservé grâce à une moindre utilisation des différentes ressources. Finalement, la société y gagne sur le plan financier. La dynamique au sein de la compagnie est meilleure et son image est améliorée auprès des clients et des différents partenaires.

Impacts positifs sur les conditions de travail et la productivité

  • Libérer ses employés de la gestion papier des notes de frais : pour fonctionner correctement, une politique des dépenses se doit d’être simple et claire pour tous. La digitalisation se traduit par une seule et même manière de fonctionner ; une méthode de travail que les collaborateurs peuvent facilement transmettre et enseigner aux nouveaux arrivants. Aussi, la gestion automatisée permet de libérer les employés des problèmes administratifs les plus courants. Les remboursements sont réalisés en temps et en heure. Le salarié s’en sort gagnant. La gestion des notes de frais a connu une véritable révolution avec l’arrivée des nouvelles technologies et des logiciels de notre ère, conçus pour automatiser les tâches, les accélérer et pour minimiser les possibilités et les risques de fraudes et d’abus. Les différents collaborateurs gagnent un temps précieux, tant les employés au cœur de l’activité que les services administratifs. À savoir que l’utilisation de ces technologies et leur intégration dans les méthodes de travail nécessitent de former les employés et les services administratifs correctement. Ce n’est qu’à cette condition que l’outil sera utilisé à son plein potentiel et qu’il sera source de gain pour la société et pour les salariés. Si ce temps de formation représente un investissement pour les entreprises, il est important de noter que celui-ci s’avère des plus rentables à moyen et à long terme.
  • Un meilleur rendement des collaborateurs : La création d’une note de frais manuelle est une tache chronophage qui prend du temps au salarié et qui le détourne, temporairement, de ses principales missions. En finir avec la saisie manuelle est le meilleur des moyens pour accroître la productivité de ses collaborateurs. Ces derniers ont ainsi plus de temps à consacrer aux tâches qui incombent leur poste.

Les bénéfices pour l’environnement

Comme indiqué précédemment, l’utilisation d’une application de gestion de notes de frais permet de réduire, de manière conséquente, les impacts environnementaux de l’entreprise. Ces bénéfices se traduisent de plusieurs façons :

  • Des économies d’énergie : Une gestion digitale de ses notes de frais permet de réduire significativement les impressions de documents. Les collaborateurs font, ainsi, de précieuses économies d’électricité.
  • Des économies de papier : Les informations et autres données sont stockées dans le Cloud. Ces dernières sont accessibles à tout moment par n’importe quel collaborateur qui dispose de l’autorisation de les consulter. Le nombre d’impressions est, ainsi, revu à la baisse.
  • Des économies d’encre : Directement liées à la réduction du nombre d’impressions, les économies d’encre s’avèrent d’autant plus importantes au fur et à mesure que l’entreprise revoit son nombre d’impressions à la baisse. Pour rappel : l’encre coûte particulièrement cher. Les économies réalisées sur une année ne sont pas minimes.

Les bénéfices pour l’entreprise

La gestion digitale des notes de frais et source de nombreux bienfaits pour une entreprise. Cette dernière réalise des économies d’ordre financier. La dynamique de la société est boostée et l’image de la compagnie n’est que meilleure auprès des clients et des autres acteurs.

Les retombées positives sur la trésorerie de l’entreprise

Les achats de papier sont revus à la baisse. Les dépenses en lien avec les imprimantes, leur entretien, les consommables nécessaires à leur fonctionnement et à leur utilisation sont minimisées. L’élimination des déchets représente un certain budget ; un budget qui est, ici encore, réduit. De par les efforts de l’entreprise et de ses employés, la société peut mettre en place une collecte spécifique de ses déchets, telle qu’Ecofolio, qui représente seulement un budget variant entre 20 et 40 euros par an.

Les bénéfices sur la dynamique interne de l’entreprise

Aussi basique que cela soit, une application mobile améliore la cohésion dans une entreprise à tous les niveaux. Les équipes se fédèrent autour d’une thématique commune. Ce point commun à tous les collaborateurs de la société amène ces entités à échanger, à se rapprocher et à travailler mieux ensemble.

L’application mobile est également un outil de sensibilisation à l’écologie. Cette solution numérique permet d’informer les collaborateurs sur les conséquences de leurs comportements. Ces derniers ont, ainsi, davantage tendance à faire attention à ce qu’ils font. L’intégration d’une application mobile dans les méthodes de travail permet, également, d’entamer un programme global éco-responsable.

Les retombées positives sur l’image institutionnelle de l’organisation

À une époque où la cause écologique est particulièrement médiatisée, une démarche en faveur de l’environnement permet d’améliorer l’image de l’entreprise, tant en interne auprès des collaborateurs qu’auprès des interlocuteurs extérieurs (clients, usagers, investisseurs, etc.). Une démarche en faveur de l’environnement permet de se démarquer davantage de ses concurrents et de séduire un nouveau type de clientèle.

Ce qu’il faut retenir :

  • Réduire sa consommation de papier est, aujourd’hui, une réelle obligation pour les entreprises à une époque où l’impact environnemental des sociétés pèse lourd dans le bilan écologique.
  • Des méthodes simples (ne pas imprimer ses emails, favoriser les travaux de bureau numériques, etc.) permettent de revoir rapidement sa consommation de papier à la baisse.
  • Les applications mobiles de gestion de notes de frais permettent de réduire les impacts écologiques des entreprises, de faire des économies à plusieurs niveaux, de fédérer les collaborateurs autour d’une thématique commune, mais également d’améliorer l’image de l’entreprise.
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